Halaman

Senin, 28 Maret 2011

Notula Rapat 27 Maret 2011


NOTULA RAPAT PENGURUS RW 03 KELURAHAN SUKMAJAYA

HARI/TANGGAL             :  MINGGU, 28 MARET 2011
TEMPAT                          :  SAUNG BLOK C PONDOK 
                                            SUKMAJAYA PERMAI
PIMPINAN RAPAT        :   1. BAMBANG WAHYUDI (KETUA
                                                 RW 03)
       2. BAMBANG SUSILO (WAKIL 
           KETUA RW 03)
SEKRETARIS RAPAT    :   RAHENDRO JATI


·         Rapat dihadiri oleh 39 (tiga-puluh-sembilan) pengurus RW 03 Periode 2011-2014. Sedangkan pengurus yang tidak hadir berjumlah 13 (tiga-belas) orang).
·         Dalam Rapat Ketua RW 03 Periode 2011-2014 menyampaikan bahwa Pengurus   RW 03 Periode 2011-2014 ditunjuk oleh Ketua RW 03 berdasarkan Keputusan Ketua Rukun Warga 03 Kelurahan Sukmajaya Kecamatan Sukmajaya Kota Depok No. KEP-01/RW03/2011 tentang Pengangkatan Pengurus RW 03 Kelurahan Sukmajaya yang ditetapkan pada tanggal 6 Maret 2011.
o   Terkait dengan Keputusan tersebut terdapat sedikit penyempurnaan terkait dengan penambahan anggota Divisi Hukum, yaitu Bp. I Agus Anang Suseno (Rt. 11)
·         Terhadap penunjukkan sebagai pengurus RW 03, para pengurus yang hadir bersedia membantu tugas dan fungsi Ketua RW 03.
·         Dalam pengantar rapat Ketua RW. 03 menyatakan bahwa sasaran utama yang akan dicapai adalah menciptakan kerukunan antar-warga. Hal tersebut dapat dicapai apabila ada aturan-aturan yang jelas yang dipahami dan dilaksanakan oleh semua warga. Selain itu, Ketua RW akan menerapkan kepemimpinan kelegial sehingga semua keputusan strategis yang terkait dengan masyarakat akan dilakukan secara bersama-sama antar-pengurus dan para Ketua RT di lingkungan RW 03.
·         Pada pokoknya, selain mendengarkan masukan dari berbagi pihak, rapat juga mendengarkan ungkapan dari masing-masing divisi mengenai rencana kerja untuk periode 2011-2014. Adapun rencana awal dari masing-masing divisi adalah sebagai berikut:

I.      DIVISI ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN:
·         Menyusun standar operasional prosedur pengurusan surat-menyurat terkait dengan administrasi kependudukan, yang di dalamnya mencantumkan antara lain mengenai:
a)      Alur pengurusan surat.
b)      Syarat-syarat pengurusan surat tersebut, misalnya melampirkan fotocopy Kartu Tanda Penduduk, Kartu Keluarga, tanda bukti pelunasan PBB.
Mengingat terdapat beberapa kasus tunggakan iuran dari RT ke RW, maka diminta Pengurus RT untuk mengecek pelunasan iuran warga ke RT sebelum menandatangani surat yang diajukannya, yang juga akan dicek oleh Pengurus RW yang akan menandatanganinya (bisa dengan cara melampiri surat dengan tanda bukti pelunasan iuran dari Pengurus RT). Terhadap hal ini, semua pengurus yang hadir setuju dan selanjutnya akan dibuat pengaturan yang jelas terhadap hal ini.
c)       Terhadap kewenangan divisi administrasi dalam memberikan tanda  tangan terhadap pengurusan surat-menyurat, hanya sebatas pada surat-menyurat yang terkait dengan pengantar administrasi kependudukan (dari warga ke Kelurahan), termasuk misalnya: pengantar pengurusan IMB, SIUP, dll., tetapi tidak termasuk surat-surat non kependudukan,  seperti Surat Kontrak, MOU dengan instansi lain, Kerja sama dengan RW lain, dll.
·         Menyusun database kependudukan di RW 03. Diharapkan database kependudukan ini berbasis program komputer sehingga memudahkan dalam hal pemanfaatannya.
Untuk menyusun database kependudukan ini, divisi administrasi kependudukan melelui Ketua RW akan meminta data dari tiap-tiap RT yang ada di lingkungan RW 03.
·         Diusulkan untuk membuat kotak iuran sukarela bagi pihak-pihak yang melakukan pengurusan surat.
·         Untuk memaksimalkan pelayanan kepada masyarakat, diharapkan dapat lebih mendayagunakan sekretariat RW yang telah ada. Apabila memungkinkan dari segi anggaran, ke depan diharapkan RW dapat menugaskan satu orang yang ditunjuk untuk mengurus adminsitrasi surat-menyurat secara full time.

II.    DIVISI PENATAAN LINGKUNGAN:
·         Dalam pelaksanaan programnya, divisi penataan lingkungan harus berkoordinasi dengan divisi pembangunan. Selain itu harus dibuat pembagian tugas yang jelas mengenai beban RT dan beban RW dalam hal penataan lingkungan.
·         Mengidentifikasi tempat-tempat yang masih memerlukan penerangan dan melakukan pengecatan terhadap polisi tidur (speed rem) yang sudah ada.
·         Terkait dengan tempat pembuangan sampah sementara, akan berkoordinasi dengan RW 02 dan perumahan Griya Andika yang juga membuang sampah di TPS yang berada di lingkungan RW 03.
·         Bekerjasama dengan Divisi Humas dan Kerjasama Eksternal untuk mengadakan program pengelolaan sampah untuk pembuatan kompos.Terkait dengan hal ini, maka perlu dibuat konsep perencanaan mengenai mekanisme pemisahan sampah yang sudah harus dimulai sejak dari rumah penduduk dan mekanisme pembuatan kompos.
·         Bekerjasama dengan Divisi Pembangunan dan Pemeliharaan Sarana,  melakukan penataan terhadap pedagang dan tukang becak yang berada di depan Pondok.

III.  DIVISI PEMBERDAYAAN POTENSI MASYARAKAT:
·         Mendukung usulan untuk mengadakan program pembuatan kompos yang melibatkan masyarakat (dari warga, oleh warga dan untuk warga). Sehingga potensi masyarakat dapat diberdayakan.
·         Akan melakukan pemetaan mengenai potensi yang dimiliki oleh warga di lingkungan RW 03 (misalnya:perbengkelan dan kerajinan tangan) termasuk potensi lingkungan yang mungkin dapat dipergunakan.
·         Memberdayakan remaja yang mempunyai  keahlian khusus (misalnya di bidang komputer dan otomotif) dan menghimbau agar warga dapat memanfaatkan keahlian mereka.
·         Diusulkan agar Divisi Pemberdayaan Potensi Masyarakat dalam melaksanakan program-programnya dapat bersinegri dengan Divisi Humas dan Kerjasama Eksternal dan PKK.

IV. DIVISI KEAMANAN DAN KETERTIBAN LINGKUNGAN:
·         Meningkatkan teknis pelaksanaan pengamanan lingkungan sesuai dengan standar prosedur operasi yang sudah ada. Dalam hal ini terkait juga dengan penyusunan jadwal jaga dan penempatan personil keamanan yang dapat memberikan rasa aman bagi warga.
·         Untuk meminimalisir terjadinya pencurian, akan meminta pihak Alfamart dan Indomaret untuk memasang CCTV
·         Menyusun proposal untuk kenaikan upah personil keamanan sehingga akan dapat meningkatkan motivasi kerja para personil keamanan. Selain itu juga mengusulkan agar Satpam beserta keluarganya dapat diberikan satunan kesehatan dan santunan lainnya.
·         Menyosialisasikan kepada warga melalui Ketua RT mengenai prosedur yang harus dilakukan oleh warga masyarakat apabila terjadi gangguan keamanan lingkungan.
·         Untuk meningkatkan upah personil keamanan (menambah dana masuk ke kas RW), diusulkan setiap kendaraan di lingkungan RW. 03 diminta kembali mengaktifkan sistem stiker. Untuk itu, perlu kerja sama dari RW. 02.
·         Memperbaiki sarana komunikasi yang ada di Posko RW dan di pos pintu gerbang.

V.   DIVISI PEMUDA, OLAH RAGA DAN KESENIAN:
·         Meningkatkan kegiatan kepemudaan, olah raga dan kesenian di lingkungan RW 03.
·         Mendata sarana olah raga yang ada di lingkungan RW 03 dan mengidentifikasi sarana-sarana tersebut yang memerlukan perbaikan.
·         Memprogramkan untuk melakukan senam bersama secara rutin bagi warga RW 03, baik senam kesegaran jasmani, senam pernapasan dan senam/olah raga bagi manula.

VI. DIVISI HUMAS DAN KERJASAMA EKSTERNAL:
·         Bersama-sama dengan Divisi Penataan Lingkungan dan Divisi Pemberdayaan Potensi masyarakat akan melaksanakan program komposisasi untuk pengolahan sampah.
·         Mencari peluang kemungkinan untuk pelaksanaan program-program Pemerintah (Pusat, Provinsi dan Kota) serta program perusahan (CSR) untuk dilaksanakan di RW 03.
·         Melakukan monitoring dan mempercepat terhadap usulan-usulan pembanguan di RW 03 yang sebelumnya sudah disetujui (misal: pembangunan jalan) dan melakukan pendekatan dengan pihak-pihak terkait untuk perencanaan pembangunan di RW 03.


VII.    DIVISI SOSIAL, KEAGAMAAN DAN KEMATIAN:
·         Melakukan perbaikan/pembangunan jalan masuk ke pemakaman Lamperes.
·         Mendorong pelaksanaan pembangunan/perbaikan tempat-tempat keagamaan yang berada di wilayah RW. 03

VIII.  DIVISI PEMBANGUNAN dan PEMELIHARAAN SARANA:
·         Bekerjasama dengan Divisi Penataan Lingkungan untuk menata pedagang dan tukang becak yang berada di depan pondok.
·         Mengindentifikasi sarana-sarana yang perlu dibangun dan/atau diperbaiki untuk kepentingan RW 03 (dalam hal ini bekerjasama dengan semua divisi). 
·         Merencanakan/mengawasi pembangunan/perbaikan jalan menuju puskesmas yang telah disetujui oleh Pemda tetapi belum turun anggarannya.
·         Merencanakan/mengawasi pembangunan/perbaikan talud sungai di RT.09

IX.       DIVISI HUKUM:
·         Harus bekerjsama dengan semua divisi yang ada dalam pelaksanaan program
·         Melakukan peninjuan kembali status hukum warung-warung yang berada di depan Pondok. Termasuk di dalamnya melakukan peninjauan kembali terhadap semua kontrak pedagang yang menempati warung tersebut.

·         Rencana awal dari masing-masing divisi tersebut, selanjutnya akan dimatangkan dalam rapat pengurus yang akan datang. Untuk itu diharapkan masing-masing divisi untuk dapat menyusun program yang lebih rinci dan akan disampaikan dalam rapat pengurus yang akan datang.
·         Program kerja yang mendesak, seperti penataan warung-warung dan tukang becak bisa dilaksanakan segera tanpa menunggu rapat selanjutnya.
·         Rapat selanjutnya akan ditentukan oleh Ketua RW.

Tidak ada komentar:

Posting Komentar